Les interventions sur site :
SAVSOFT gère les demandes d’intervention et leur suivi.
Vous recherchez votre client par différents critères :
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son code, une partie de son nom, son enseigne, son code site, son numéro de contrat,
le responsable du site, son numéro de téléphone, le numéro de série de l’article qui est en panne.
Vous pouvez visualiser le site, les fiches techniques, les images techniques, l’encours, l’historique, ...
Une demande d’intervention est saisie en moins de 30 secondes !
Vous éditez la demande d’intervention avec le motif de l’appel, envoyez une télécopie ou un email à l’agence concernée ou chez l'intervenant ou le sous-traitant.
L'intervenant chargé de l’affectation rappelle ou non le client afin d’établir un pré diagnostic, et peut être clôturer l’appel par téléphone.
En cas d’intervention sur site, vous pouvez :
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soit convenir d’un rendez-vous avec le client donc, planifier un intervenant,
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soit affecter un ou plusieurs intervenants.
Différents outils vous aident dans votre recherche du ou des intervenants à affecter :
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affectation par rapport aux données du site (intervenant habituel), positionnement
des intervenants (pour la journée, la semaine, le mois), planning (disponibilité), aide
technique (curriculum vitae), astreintes, remplacement, cartographie.
Votre demande d’intervention passe par différents statuts :
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saisi ou resté au standard, affecté, planifié, intervenant arrivé sur site,
demande de pièce, trajet aller / retour, envoi / retour en atelier, prêt, devis, rapport, ... .
Vous pouvez créer autant de statuts que vous désirez.
Vous disposez d’une liste des interventions en cours personnalisable par différents critères tels que : le statut, l'intervenant, le client, le numéro de contrat, le numéro de série plus une vingtaine de critères différents.
Suite à l’intervention, vous saisissez le compte rendu technique.
Vous reprenez les informations que l'intervenant a noté sur son rapport : les observations, la date et l’heure d’arrivée sur le site, celles de départ, le nombre de kilomètres parcourus, le déplacement, la main d’œuvre, les pièces détachées, les consommables, les contrôles, les compteurs.
Vous générez :
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l’historique du parc, les statistiques d’intervention, la base de connaissances, éventuellement, la pré facture.
Les sites d'intervention sont soumis à un schéma directeur unique : un site, constitué de plusieurs articles (matériel et/ou logiciel) qui sont définis comme suit :
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un article peut avoir un délai d’intervention, un délai de réparation, un planning de préventives et une image technique (photos, plan, éclaté, schéma de connexion, pièces jointes, ...).
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tout article peut être suivi par le numéro de série constructeur, par votre numéro de série, par le numéro d'immobilisation de votre client, avec suivi des compteurs.
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chaque article a son statut actuel (sous contrat, sous garantie à différentes vitesses, en prêt, facturable, en location, ...) défini par une date de début et une date de fin.
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il a également son historique de statut.
Une fiche technique propre à votre secteur d’activité reprend l’ensemble des critères qui vous sont indispensables pour gérer votre parc.
Ce site est présenté à l’écran lors de la saisie d’une demande d’intervention, ce qui permet à la personne qui la saisit de déterminer précisément l’article en panne.
Les réparations en atelier :
Les pièces détachées ou machines entrent en atelier, à l’unité ou par lot.
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suite à un retour client,
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suite à une intervention d'un technicien ou d'un commercial.
Vous éditez :
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un accusé de réception, une fiche suiveuse, une étiquette suiveuse, un bordereau d’expédition
en sous-traitance si besoin est, un devis, un bon d’expédition au client, … .
Le principe d’une entrée en atelier est le même que celui d’une demande d’intervention :
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demande de devis, acceptation ou refus, affectation à un intervenant, envoi / retour de
sous-traitance, garantie de réparation, échange standard, livraison chez le client, demande
de pièce, demande de prêt, suivi de l'envoi avec accès direct au site internet du transporteur, ... .
Tous vos statuts spécifiques (contrôle qualité, certificat, envoi de documentation, envoi de procédure) sont intégrables dans SAVSOFT comme pour les interventions avec des éditions, des emails et des SMS personnalisables à souhait.
Le planning :
Quotidiens, hebdomadaires, mensuels, sur plusieurs périodes, en visualisation ou en édition.
Feuilles d’heures automatiques ou plannings légendés.
Avec SAVSOFT, vous suivez vos plannings passés, présents, prévisionnels pour :
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un intervenant,
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plusieurs intervenants,
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une équipe d'intervenants,
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les intervenants d'une agence,
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ceux d'une région.
Vous gérez également les tâches que vous souhaitez puisque c'est vous qui les paramétrez.
Ainsi, vous allez pouvoir suivre :
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vos congés, vos RTT, vos formations (internes / externes), vos installations, vos dépannages sur site ou en atelier, vos préventives, vos astreintes, … .
Le planning est également couplé à la cartographie (en retard sur un rendez-vous, avec optimisation, avec contraintes de passage) et à SAVSOFT Mobile (messagerie instantanée, visioconférence prochainement).
Les contrats de maintenance :
Avec SAVSOFT, vous suivez vos contrats de maintenance et vos propositions de contrat :
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les contrats forfaitaires où vous allez facturer la main d'œuvre ou non, le déplacement ou non, les pièces détachées utilisées ou non, les consommables fournis ou non,
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les contrats au nombre d'appels,
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les contrats au nombre de visites,
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les contrats aux coupons,
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les contrats au temps passé,
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les contrats compte (ligne de crédit).
Vous gérez également :
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vos dates de début et de fin de contrats, vos types de contrats, vos périodicités
de facturation, vos révisions de prix avec différentes formules d'indexation,
vos prix marchés, coefficients de remise, vos tacites reconductions,vos parcs de
maintenance (sérialisés ou non), vos lettres de reconduction, vos relevés de
contrats coupons.
Au fur et à mesure des interventions, vous générez la rentabilité de votre contrat.
Les achats - Les ventes :
Avec SAVSOFT, vous pouvez gérer vos commandes fournisseurs (cadencées ou non), multi devises, saisir les livraisons fournisseurs (totales ou partielles), gérer vos soldes de commande, vos commandes fournisseurs e fonction de vos commandes clients (contremarque), faire des regroupements de commandes, passer des commandes fournisseurs en automatique sur des seuils de stocks dépassés, faire des demandes d'achat regroupées ou non sur le fournisseur principal, gestion de commandes types.
Lors des livraisons, les stocks se mettent à jour automatiquement, les reliquats sont recalculés.
Lors de la livraison fournisseur, se calcule le prix de revient moyen pondéré.
Vous bénéficiez également d'une gestion de relance fournisseurs et sous-traitants (retard de livraison, envoi de courriers, …).
La gestion de la facturation fournisseurs est également intégrée.
Avec SAVSOFT, vous pouvez gérer vos commandes clients (cadencées ou non), saisir les livraisons clients (totales ou partielles), gérer vos soldes de commande.
Vous pouvez générer automatiquement une commande à partir d'un devis.
Lors des livraisons, les stocks se mettent à jour automatiquement, les reliquats sont recalculés.
Lors de la livraison, vous pouvez générer le parc du client en automatique et ouvrir un appel de type "installation".
Les ventes alimentent automatiquement le parc de maintenance, les garanties, etc, … .
Les stocks :
Vous pouvez, avec SAVSOFT, gérer vos stocks immobiles (les dépôts fixes, les dépôts clients) et / ou mobiles (les véhicules des intervenants).
SAVSOFT gère les multi dépôts avec emplacements.
Vous pouvez également suivre les pièces et les machines en numéro de série.
Vous pouvez :
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entrer des pièces directement dans un stock, les entrer par le biais de la livraison
fournisseur, sortir des pièces directement d'un stock, les sortir par le biais des interventions,
effectuer des transferts de stock à stock, effectuer des dotations, des réservations, … .
Vous visualisez, à tout moment :
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les mouvements d'une pièce détachée, les mouvements d'un client, les mouvements
d'un numéro de série, les mouvements d'un fournisseur, les en cours d'une pièce détachée,
les en cours d'un client, les en cours d'un fournisseur.
Vous disposez également d'un module inventaire avec édition d'une liste d'écarts d'inventaire en fin de saisie.
Vous disposez d'une multitude de listes : articles en stock, valorisation des stocks, listing de réapprovisionnement avec consommations, articles entrés, sortis, en retard de livraison fournisseur ou client.
Les devis - Les prêts :
Vous pouvez, quand la machine arrive en réparation ou lors d’une intervention, effectuer des devis.
Vous éditez, sous WORD, un devis avec une date limite de validité.
Une fois le devis accepté, vous pouvez continuer le processus de réparation.
Votre rapport d’intervention pourra être une copie conforme de votre devis.
Vous avez un historique des devis par client, commercial sur une période donnée.
Pour éviter la ressaisie, vous avez une gestion de devis types.
Vous pouvez, pendant la durée d’immobilisation d’une machine en réparation, prêter du matériel.
Vous éditez un bon de livraison de prêt avec une durée de prêt.
Vous avez la liste des prêts non encore retournés donc vous ne les oubliez plus.
La facturation :
Que ce soit suite à une intervention sur site ou en atelier, certaines interventions sont facturables.
Les factures peuvent être générées automatiquement suite au compte rendu technique.
Vous pouvez les regrouper afin de n'émettre qu'une seule facture pour plusieurs bons de livraison ou rapports.
Vous disposez, bien entendu, d'un tableau de bord des factures :
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factures à éditer, factures par client, journal des ventes, journal des marges, … .
Vous pouvez :
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éditer votre facture et passer l'écriture comptable dans un logiciel comptable type ADONIX, ANAEL, APISOFT, CIEL, EBP, COBIS, DIACOMPTA, QUADRA, NEOCOMPTA, CEGID BUSINESS, SIGMA,
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passer un bon de livraison dans un logiciel de facturation si vous ne souhaitez pas facturer avec SAVSOFT.
Les factures de ventes, suite aux livraisons effectuées, et de contrats de maintenance, quand ils arrivent à échéance, sont générées automatiquement.
Si vous facturez avec SAVSOFT, un suivi des règlement complète l'offre.
SAVSOFT "colle" parfaitement à votre façon de travailler.
